为了切实加强农业机械购置补贴档案的规范化管理，近年来，诸城市农机局采取有效措施，加强管理，明确责任，确保农机购置补贴档案资料规范、完整、准确。
一是成立了档案工作领导小组，负责档案管理工作的组织、协调与督导。
二是建立完善档案管理制度，确保档案管理的规范化、制度化。建立健全了归档、保管、保密、查阅等管理制度，强化了基础性资料的积累和管理，使档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化的轨道。
三是明确专人负责档案收集、整理和管理工作，按照“八防”的要求，建立了标准的档案室，配置了各项设备，并按照档案管理标准进行了科学的、系统的整理、装订、归档。对享受补贴的每台机具建立档案，做到一户一档，按规定格式填写，填好汇总表，按编号顺序装订成册。同时做好每台补贴机具的电子档案信息的采集、登录、统计分析及报送工作。
四是提高档案管理人员的业务素质，有效地避免档案丢失、损坏等问题的发生。
五是配备电脑、打印机等办公设备，作为档案管理专用设备，并拿出专项资金购置档案柜橱等专用设施，让农机购置补贴资料规范完整地归档。
